La gestion et l’administration des copropriétaires est essentielle pour une bonne gestion de la copropriété. Les jeux de clés et tantièmes (aussi appelés millièmes), chacuns rattachés aux propriétaires de la résidence, sont essentiels car ils permettent l’imputation des charges. Bonne nouvelle : Copromatic assiste, calcule et génère les répartitions comptables automatiquement en fonction de l’état descriptif des divisions du règlement de copropriété :)
Mots-clés : copropriétaires, quote-part, millièmes, tantièmes, balances
Type : Fonctionnalité essentielle
Le principe de copropriété repose sur le partage de parties communes, qu’il s’agisse de zones (comme une allée extérieure distribuant plusieurs bâtiments), d’éléments d’un bâti (toiture du bâtiment, escalier) ou d’un équipement commun (ascenseur, chaudière). Il repose également sur la notion de jouissance et de propriété de parties privatives.
Ces principes sont formalisés dans le règlement de copropriété à travers la distinction de différents lots privatifs (appartements, caves, parking) et les fameuses parties communes (allées, escaliers, façade).
Chaque copropriétaire d’une résidence possède ainsi un, ou plusieurs lots, acquis lors d’une vente ou d’une donation, et une quote-part des parties communes.
Nota bene : est copropriétaire toute personne physique ou morale ayant un acte de propriété sur au moins un lot dans une copropriété.
La propriété d’un lot implique le paiement de charges d’entretien (on parle aussi de charges courantes) et, éventuellement, d’amélioration de la résidence . Même si vous ne possédez qu’une place parking dans une copropriété, vous devrez très probablement participer au nettoyage et à l’entretien de toutes les zones qui permettent un accès au parking.
Le calcul des charges se fait selon le principe de clés et de tantièmes rattachés à des lots. Pour chaque lot est donc définie une quote-part de participation aux charges. Cette quote-part est historiquement basée sur 1000 parts partagées entre les copropriétaires en fonction de leurs lots (type, surface, étage, usage, etc.). On dit ainsi qu’on possède “320 millièmes” ou “320 tantièmes” dans la copropriété. Parfois, lorsque la copropriété est modifiée (création de lots, acquisition de parties communes par un copropriétaire, etc.), la base de 1000 parts est modifiée, on parle alors, plus justement, de tantièmes ou de quotes-parts.
La répartition des tantièmes par lot est formalisée dans le règlement de copropriété. Elle est le fruit d’un arbitrage du notaire qui a rédigé le règlement de copropriété. Parfois, la répartition des tantièmes paraît injuste et ne reflète plus la réalité des lieux (après modifications et travaux dans la résidence par exemple). Malheureusement, seul le règlement de copropriété fait foi en cas de litige : le syndic ou le conseil syndical ne peut pas décider de changer les quotes-parts. Il est possible de procéder à une nouvelle répartition en modifiant le règlement de copropriété, mais cette décision doit être votée en assemblée générale à l’unanimité des voix des copropriétaires.
Enfin, les lots peuvent appartenir à différentes clés. Les clés représentent des usages liés à des zones, des équipements ou par exemple des travaux. On trouve au moins une clé dite “générale” ou “de masse” par copropriété. Selon les configurations de la résidence on peut également trouver des “clé ascenseur”, “clé bâtiment”, “clé garages”, etc.
Ainsi, un lot correspondant à un appartement situé au rez-de-chaussée, qui n’a pas l’usage de l'ascenseur ou des garages possède donc : X tantièmes sur la clé générale, 0 tantième sur la clé ascenseur et 0 tantièmes sur la clé garage. Pour mieux comprendre ces répartitions, vous pouvez retrouver toutes ces informations dans votre règlement de copropriété ou sur l’état descriptif des divisions de la résidence.
Lors de l’intégration de la résidence par les équipes de Copromatic, votre règlement de copropriété est épluché pour en tirer la fameuse répartition en lots, clés et tantièmes. Les lots sont ensuite attribués selon les lettres de vente/actes de propriété de chacun des copropriétaires afin de répartir les charges et le budget de la copropriété.
L’état descriptif des divisions et la comptabilité tient compte :
Les copropriétaires peuvent retrouver à tout moment cet état descriptif depuis leur extranet copropriétaire (onglet Copropriété) ou en téléchargeant le règlement de leur copropriété depuis ce même espace connecté.
Côté syndic, ces informations sont accessibles 24h/24 via une vue Copropriétaire, Lot ou par une vue Répartitions détaillant pour toute la copropriété, par lot ou par copropriétaire avec les tantièmes distribués. Ces informations permettent à Copromatic de calculer automatiquement les répartitions et balances de chacun des copropriétaires.
Afin de répartir au plus juste votre budget et vos appels de fonds, Copromatic intègre dès le démarrage les lots, clés et tantièmes de votre copropriété, en se basant sur le document officiel opposable : le règlement de copropriété. Depuis l’application, vous pourrez générer un Etat Descriptif des Divisions & appliquer les clés de répartitions nécéssaires lors de vos activités comptables.
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