Bien souvent, la mission de syndic dans une copropriété est exercée par un tiers professionnel (une agence immobilière ou une régie immobilière). Toutefois l’article 17 de la loi du 17 mars 1967 laisse la possibilité aux copropriétaires d’opter pour une gestion bénévole. Toute résidence peut ainsi passer en syndic de copropriété bénévole, quelque soit le nombre de lots. En revanche, cette décision doit être votée en AG et portée par la candidature d’un membre du syndicat qui se propose pour devenir le gestionnaire bénévole de la copropriété.
La mission de syndic de copropriété bénévole est forcément assumée par l’un des copropriétaires de l’immeuble. Ce syndic est donc membre du syndicat des copropriétaires et doit posséder au minimum un lot dans la copropriété, qu’il s’agisse d’un lot principal ou secondaire.
Contrairement aux syndics professionnels qui eux gèrent au titre de leurs activités, une multitude de copropriétés, le gestionnaire bénévole se concentre sur sa copropriété. Il peut tout de même assurer cette fonction dans d’autres copropriétés, dès lors qu’il peut présenter sa candidature et assurer d'autres mandats.
Le choix d’un syndic passe nécessairement par une décision prise en assemblée générale. Le gestionnaire bénévole est élu et mandaté par un vote à la majorité de tous les copropriétaires ou à défaut vote à la majorité des copropriétaires présents (art 25 de la loi du 10/07/1965 ). Il faut révoquer le syndic en exercice ou attendre la fin de son mandat (il ne peut être supérieur à 36 mois) afin d’élire un syndic bénévole en inscrivant à l’ordre du jour le vote du “passage” de la copropriété en gestion bénévole, désigner le mandataire et valider son contrat-type .
La révocation sans attendre la fin d’un mandat de syndic pro peut se faire s’il y a faute de la part du syndic, mais la démarche est compliquée… il faudra que l’un des copropriétaires demande l’organisation d’une assemblée générale extraordinaire au syndic en exercice, demande l’inscription à l’ordre du jour de la révocation du syndic et le choix d’un nouveau syndic de copropriété bénévole. Il faudra toutefois faire preuve de prudence dans la mesure où cette révocation pourra être qualifiée d’abusive en cas de litige et provoquer le versement d’une indemnité. Les fautes de gestion devront également être démontrées (non respect des règles de procédure dans l’organisation de l’AG, intervention tardive en cas de sinistre etc).
Le mandat d’un syndic de copropriété bénévole peut s’étendre de 1 à 3 ans : cette durée est fixée lors du vote en assemblée générale. Le syndic est par définition “bénévole” et volontaire. Toutefois, ce terme est à interpréter en son sens juridique. Les textes législatifs distinguent en réalité le syndic professionnel, qui tire une rémunération de l’exercice d’une activité commerciale, du syndic non professionnel qui lui ne répond pas à la qualité de commerçant.
Il peut cependant demander un défraiement et une rémunération en tant que syndic non professionnel. Il peut ainsi fixer et percevoir le remboursement des frais nécessaires, engagés dans l’exercice de ses fonctions, et recevoir une rémunération au titre du temps de travail consacré à la copropriété. Il peut également définir des frais et honoraires imputables aux copropriétaires pour certaines prestations. L’ensemble de ces éléments sont inscrits dans le modèle détaillé ici .
Ce contrat-type est prévu à l'article 18-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée, fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis et à l'article 29 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris pour son application, modifié par le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015. En d’autres termes : ce contrat est un contrat type, définit par la loi, que chaque syndic doit présenter en même temps que sa candidature pour vote en assemblée générale. Bien qu’il soit obligatoire de présenter un contrat de syndic bénévole, le syndic reste le seul décisionnaire des montants des prestations qu’il souhaite appliquer. Il peut parfaitement mettre l’ensemble de ses prestations à “0 €” ou fixer pour certaines missions, comme la gestion d’un dossier de mutation par exemple, un montant de “250 €”.
Cette rémunération doit être proportionnelle aux frais que lui impose sa mission (rémunération imposée au titre de l’impôt sur le revenu).
Les missions sont identiques à celles du syndic professionnel. Elles sont listées aux articles 28 à 39 du décret du 17 mars 1967.
Le syndic est, par exemple, tenu de faire respecter le règlement de copropriété à l’égard des copropriétaires ainsi que les décisions prises en assemblée générale.
Ses actions sont exécutées en fonction d’un budget défini en assemblée générale par l’ensemble des copropriétaires et il doit tenir une comptabilité précise de ses interventions. Il est également en charge du carnet d’entretien et du suivi des travaux dans la copropriété. Le syndic de coproriété bénévole gère également le compte bancaire spécifique à la copropriété. Il est, en outre soumis, à une obligation d’information à l’égard des copropriétaires. Il doit ainsi tenir les copropriétaires informés, si ils le souhaitent, de l’état des comptes et des factures.
Si un contentieux intervient, il devra en informer les copropriétaires et suivre la ou les décisions prises lors de l’AG pour les poursuites à engager.
Comme tout syndic, le gestionnaire bénévole organise l’assemblée générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire. Il doit donc établir les convocations à l’assemblée générale, établir l’ordre du jour, inscrire à l’ordre du jour des résolutions demandées par les copropriétaires, joindre en annexe les différents devis lorsque des travaux sont nécessaires, clôturer les comptes de la copropriété et prévoir un budget prévisionnel. Lors de la tenue de l’assemblée, c’est le syndic qui organisera l’assemblée générale en fonction de l’ordre du jour prescrit. Il devra à ce titre faire voter les copropriétaires sur l’ensemble des résolutions aux égards aux règles de majorité prévue pour chaque décision.
Pour finir il devra établir un procès verbal de l’assemblée général qu’il devra remettre à tous les copropriétaires.
La mission du syndic nécessite des connaissances juridiques et comptables.
Par exemple, dans le cadre de l’assemblée générale, le syndic qu'il soit bénévole ou non, devra prévoir une clôture des comptes. En cas d’irrégularité il pourra faire appel à un tiers tel un cabinet comptable ou utiliser une solution d’assistance, comme Copromatic, pour l’accompagner tout au long de son mandat.
De la même manière, lors de travaux complexes, le syndic pourra faire faire des études spécifiques notamment par des géomètres experts. Il peut également faire appel à des professionnels du droit lorsque le règlement de copropriété fait l’objet de clause illicite. Certaines solutions d’accompagnement, comme Copromatic, prévoient une assistance lors de ces missions plus particulières.
Le syndic en charge de la copropriété est responsable de l’ouverture et de la gestion du compte bancaire au nom du syndicat des copropriétaires dès son élection.
Il est dispensé de carte professionnelle (loi du 2 janvier 1970) et n’a pas de garantie financière, ni d’assurance obligatoire (au titre de son activité bénévole). Il lui est cependant fortement conseillé de prendre une assurance responsabilité civile syndic (à la charge de la copropriété).
En cas de faute, c’est le syndicat (qui a mandaté le syndic) qui reste responsable des erreurs de son mandataire au cours de ses missions. Un conseil syndical doit être élu pour surveiller et contrôler les activités du syndic.
Cependant, les responsabilités de tous les syndics restent les suivantes :
Le gestionnaire bénévole en charge de la copropriété peut se faire aider et accompagner dans son mandat. Le logiciel Copromatic est une solution économique et sécurisante pour un syndic débutant : cette solution de gestion de copropriété accompagne les nouveaux syndics ainsi que les gestionnaires plus expérimentés, de l’intégration de la copropriété dans le logiciel à la clôture de l’exercice. Gestion courante, factures de fournisseurs, organisation de l’assemblée générale, convocation, votes, PV, archivage, envoi de courrier et courriel, modèles d’affichages, appels de fonds, optimisation de charges, mutations et donations de lots, tantièmes, extranet, conformité loi ALUR… Copromatic, c’est la solution d’assistance pour syndic débutant bénévole ou confirmé.
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