La gestion d’une copropriété est parfois complexe et le recours à un mandataire (syndic professionnel) est parfois inadapté compte tenu de la particularité de certaines copropriétés (tarifs des syndics trop élevés, petites charges de copropriété, nombre de lots…). Aussi, certains copropriétaires sont amenés à préférer un syndic bénévole plutôt que professionnel en raison de la faible taille de leur copropriété. Le coût d’un syndic bénévole ainsi que sa proximité dans la copropriété constituent des arguments de taille face au syndic professionnel. Le passage d’un syndic professionnel à un syndic bénévole n’est pas chose simple. La résiliation du syndic peut être difficile et complexe : cela requiert un certain nombre d’obligations administratives qui, sans attention particulière, peuvent mettre en jeu la responsabilité du syndicat.
Avant toute chose il est primordial de faire le point entre les différents copropriétaires sur leur volonté de changement de syndic. Assurez vous que la majorité des copropriétaires souhaitent effectivement engager un changement de gestionnaoire, résilier son contrat, et que l’un des copropriétaires ou son époux est disposé à assumer la fonction de syndic bénévole. A défaut il sera inutile de procéder à toute modification.
Les raisons pour ce changement peuvent être multiples :
Pour désigner un syndic différent, vous pouvez tout simplement attendre la fin du mandat du syndic professionnel, c’est à dire ne pas voter le renouvellement du contrat de syndic en place ou bien vous pouvez le révoquer en cours d’exercice.
Pour résilier le contrat du syndic professionnel vous devez :
En règle générale, la durée des mandats de syndic est calée sur l’exercice de la copropriété + 2 à 6 mois, afin de clôturer sereinement l’exercice de votre copropriété et d’organiser l’assemblée générale ordinaire. Il vous faudra vous renseigner auprès du syndic ou bien auprès du président du conseil syndical sur le terme du mandat du syndic. Si vous disposez des derniers procès verbaux de votre copropriété (disponible sur votre extranet copropriétaire, et envoyé par courrier), référez-vous à la résolution concernant le vote sur la désignation du syndic et l’approbation de son mandat. Les honoraires et dates du mandat de syndic y sont renseignés.
Avant la fin de son mandat, le syndic doit proposer une Assemblée Générale (AG) afin de renouveler son mandat. C’est donc lors de cette AG que vous voterez la résiliation du contrat vous liant au syndic. Attention, les syndics font généralement voter des mandats de 1 à 3 ans. Selon les dates de fin de mandat, le conseil syndical ou n’importe quel copropriétaire pourra demander l’ajout d’une résolution à l’ordre du jour concernant le syndic.
En vertue de l’article 10 du décret du 17 mars 1967, tout copropriétaire peut demander la notification d’une résolution à l’ordre du jour. Si le syndic ne peut l’inscrire en temps voulu, elle sera notifiée à la prochaine AG. Il vous faudra donc être attentif afin de proposer cette résolution suffisamment tôt pour qu’elle soit inscrite dans l’ordre du jour. Seules les résolutions votées en AG pourront être prise en considération. N’attendez pas de recevoir la convocation à l’AG !
Sur la proposition de la résolution en elle-même, les textes législatifs imposent une rédaction sous forme d’interrogation directe laissant trois réponses possibles : OUI-NON-ABSTENTION. Il faut que celle-ci soit suffisamment claire et non équivoque.
Toutefois, en pratique la majorité des syndics optent pour des phrases affirmatives telles que « résolution n°# désignation du syndic et approbation du contrat de mandat de syndic ». Nous vous conseillons ici de vous soumettre à la formulation voulue par le législateur afin de vous couvrir de toute contestation ultérieure.
Changer de syndic pour passer en syndic bénévole demande généralement 2 à 3 résolutions :
Il est à noté que ces demandes devront être faites par lettre recommandée avec accusé de réception. Un modèle de ces résolutions est disponible dans la FAQ de Copromatic ici.
Attention : vous ne pouvez pas résilier le contrat de votre syndic sans lui trouver un remplaçant, c’est à dire trouver un nouveau syndic, pro ou bénévole. Veillez donc à bien ajouter la désignation d’un nouveau syndic à vos résolutions.
Si vous êtes membre du conseil syndical, et en vue de la préparation de l’AG, votre syndic doit faire le point avec vous sur les résolutions à l’ordre du jour. Veillez à aborder le sujet avec lui à ce moment là.
En règle générale, les syndics professionnels vont faire concorder la date de l’AG ordinaire avec celle de leur fin de mandat afin de procéder à un éventuel renouvellement. Avant la nouvelle AG, le syndic va donc envoyer à chaque copropriétaire une convocation au minimum 21 jours avant la tenue de l’AG. Cette convocation sera assortie de l’ordre du jour sur lequel figurera votre proposition de résolution si vous avez pris les dispositions précitées.
De son coté, le syndic lui est tenu de prendre toutes les dispositions relatives à la tenue d’une AG ordinaire telles que la clôture des comptes, l’élaboration d’un budget prévisionnel, la justification du budget de l’exercice passé…
Au cours de l’AG, le syndic va procéder par vote toutes les propositions formulées à l’ordre du jour. Chaque décision devra être votée selon les règles de majorité prévues par la loi du 10 juillet 1965. Le choix d’un syndic, comme son renouvellement, est soumis au vote de la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Pour que le syndic puisse obtenir un renouvellement il devra obtenir la majorité absolue auprès de tous les copropriétaires, à défaut la majorité de tous les copropriétaires présents à l’AG.
Le syndic, si il n’est pas renouvelé, devra soumettre au vote de l’article 25 précité tous les syndics en concurrence. Si tout se passe comme souhaité, le syndic bénévole souhaité sera voté.
Le syndic reste tenu à la copropriété jusqu’à la fin du mandat. Il devra donc terminer l’AG, notifier un procès verbal dans un délai de deux mois ainsi que transmettre tous les documents nécessaires au nouveau syndic désigné (registre, archives, comptes, etc).
Attention : il se peut que le syndic décide de quitter l’assemblée générale dès lors que la résolution concernant le non-renouvellemment de son mandat est votée. Il est donc important de se préparer : gardez la feuille de présence, prévoyez un « secrétaire de secours » et conservez la saisie des votes.
Il est également possible de révoquer le syndic en cours de mandat. Cette révocation peut intervenir à tout moment mais elle constitue un acte grave. En effet, si en principe le syndic n’est pas en mesure de demander des dommages et intérêts compte tenu de la nature même des contrats de mandat, cette possibilité s’offre à lui si est établi le caractère abusif de la révocation.
Il vous faudra donc motiver votre décision de révocation d’un manquement à l’une des obligations du syndic… À savoir que dans l’exercice de ses fonctions, le syndic a tendance à omettre un certain nombre d’obligations. Ainsi en est-il de la non réalisation d’une fiche synthétique. Des défauts d’entretien des parties communes etc. En somme il vous faudra démontrer, si le syndic demande une indemnité, une perte du lien de confiance justifiant la révocation (fautes de gestion, la non-exécution des décisions prises en AG etc).
La révocation d’un syndic est soumise aux mêmes modalités que sa nomination. Elle peut donc avoir lieu seulement en AG et est soumise aux règles de majorité de l’ article 25 de la loi du 10 juillet 1965.
En principe, tout copropriétaire est en droit de demander à son syndic la tenue d’une Assemblée Générale (extraordinaire) ainsi que les motifs de cette assemblée. Le syndic n’est pas tenu de procéder à la requête du copropriétaire. Il se comprend assez aisément que rares seront les cas où les syndics accepteront de provoquer une AG en vue de leur propre révocation. Il est néanmoins possible de contraindre le syndic à provoquer une AG. Ainsi en est-il lorsque que la demande provient d’un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de la copropriété ou bien encore lorsqu’elle provient du conseil syndical directement.
Deux cas de figures sont à envisager :
Il est à noter que la révocation d’un syndic suppose la proposition d’un nouveau syndic. Hormis les procédures d’urgence, il vous sera nécessaire de proposer à l’ordre du jour le vote du syndic souhaité mais aussi de mettre en concurrence au minimum deux syndics. Ce n’est pas forcément le cas pour un syndic bénévole.
Si vous vous êtes au préalable concertés sur la volonté des copropriétaires, vous n’aurez aucun mal à voter pour le syndic bénévole souhaité malgré la mise en concurrence.
Contactez les équipes de Copromatic pour faire le point sur votre situation et vous accompagner dans cette démarche complexe. Copromatic peut vous assister dans la rédaction des résolutions visant à ne pas renouveller votre syndic et en désigner un nouveau. Découvrez nos offres dès maintenant :
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