Immatriculation ou registre de la copropriété : qu'est ce que c'est ?

Qu’est ce que l’immatriculation des copropriétés ?

Aussi appelé registre de la copropriété, il s’agit d’une “carte grise de la copropriété” qui va regrouper un certain nombre d’informations techniques et financières de la copropriété à transmettre à l’Etat. L’immatriculation repose sur un système de télédéclaration qui s’effectue sur un portail en ligne créé par le ministère du Logement. Le télédéclarant se connecte ainsi sur une plateforme web pour renseigner des informations type adresse, présence de déclaration d’insalubrité, créances, etc. L’auteur de la déclaration sera également tenu de mettre à jour les informations dès lors que des modifications interviendront.

Attention, ce registre de copropriété est à ne pas confondre avec l'immatriculation d’une société. Dans le cas de la copropriété, l’existence juridique de celle-ci ne va pas dépendre de l’immatriculation. Cela signifie que la copropriété ne va pas cesser d’exister en cas de défaut de déclaration. Cependant, les conséquences d’un manquement peuvent cependant être lourdes sur le plan financier.

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Qui doit faire la déclaration d’immatriculation de copropriété ?

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Cette charge revient en principe à l’administrateur de la copropriété. Il s’agit là du syndic, bénévole ou professionnel, ou encore de l’administrateur provisoire dans les cas plus rares.

Dans le cadre d’une mise en copropriété, l’immatriculation devra être opérée par le notaire chargé de la publication du règlement de copropriété, aux services de publicité foncière. Il en va de même lorsque lors de la vente d’un lot de copropriété, si le notaire en charge de la mutation s’aperçoit que la copropriété ne fait pas l’objet d’une immatriculation. Dans ce cas, ce dernier devra procéder à l’immatriculation, après qu’une mise en demeure du syndic soit restée infructueuse.

À noter que la commune ou l’EPCI (Communauté de Commune, communauté Urbaine etc) ou encore un copropriétaire peut mettre en demeure le syndic de procéder à l’immatriculation où de mettre à jour le registre. Pour les collectivités et les établissements publics, le défaut d’immatriculation peut entrainer une astreinte de 20€ par semaine et par lot. L’absence d’immatriculation après une mise en demeure peut constituer un motif de révocation du syndic.

En l’absence de précisions à l’heure actuelle, tout laisse à penser que ces mêmes sanctions seront applicables lorsque le syndic ne tient pas à jour le registre d’immatriculation.

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Quelles sont les données à déclarer dans le registre de copropriété ?

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Le syndic va être amené à déclarer un certain nombre d’informations techniques et administratives. Parmi les données à déclarer, la loi dispose que soient déclarées les données d’identification de la copropriété (nombre de lots, leurs destination, identification des associations syndicales si elles existent…) financière (état financier, dates d’exercice et clôture des comptes, charges travaux, charges courantes ou encore la présence d’employés) mais surtout les données relatives au bâti (période de construction, type de distribution d’énergie, présence de diagnostics de performance énergétiques, etc.).

L’obligation de déclaration varie selon la taille de la copropriété. Cette disposition deviendra applicable à compter du 31 décembre 2016 pour les copropriétés disposant de plus de 200 lots.

Pour les copropriétés ayant entre 50 et 199 lots, l’immatriculation sera obligatoire à partir du 31 décembre 2017 et pour les copropriétés comptant moins 49 lots, l’immatriculation devra être faite à compter du 31 décembre 2018.

A quoi sert l’immatriculation de copropriété pour le copropriétaire ?

La mise en place d’un registre d’immatriculation a pour vocation première de limiter les copropriétés en difficulté. Ce mécanisme a, en effet, l’ambition de permettre aux pouvoirs publics de garder un œil sur la stabilité d’une copropriété et ainsi éviter sa banqueroute. L’Etat peut ainsi anticiper et surveiller l’activité des copropriétaires ainsi que de leurs administrateurs.

Maintenant que l’Etat connaît mieux la copropriété, il est important pour le copropriétaire de vérifier que l’immatriculation de celle-ci est à jour. S’agissant des copropriétés qui ont opté pour un syndic non professionnel, le coût de l’astreinte imposée en cas de défaut d’établissement peut rapidement devenir importante. Ce surcoût sera alors directement supporté par les copropriétaires. C’est pourquoi il est primordial de veiller à ce que cette obligation soit remplie. Et c’est pour cette raison que les copropriétaires disposent de la possibilité de mettre en demeure le syndic et que le défaut d'immatriculation constituera un motif de révocation du syndic.

En outre, le défaut d’immatriculation ferme la possibilité pour le syndicat de bénéficier des subventions types ANAG ou encore des éco-prêts, qui présentent des avantages non-négligeables.

Et du côté des dépenses ?

Selon le ministère du Logement et de l’Habitat durable, l’immatriculation initiale pourra être facturée aux copropriétaires au titre des prestations particulières. En revanche la mise à jour des données ne pourra pas l’être.

Notre avis ?

En conclusion, il paraît intéressant de faire un point sur la question des destinataires du registre d’immatriculation. Les destinataires premiers de ce document sont les pouvoirs publics, toutefois, le ministère du Logement précise que certaines informations pourront être accessibles au public et ce sans authentification. Si à ce jour, la CNIL n’a pas encore défini quels documents pourront être libre d’accès, il est possible d’imaginer que cette mise à disposition va permettre aux copropriétaires de mieux choisir l’administrateur de leur copropriété. En effet, le surplus de transparence sur la gestion des différents syndics professionnels est une opportunité pour les copropriétaires souhaitant confier leur bien à un syndic extérieur.